電子文件管理（學科發展）大事記

1.20世紀80年代中期至90年代,來源原則的“重新發現”。1985年檔案學者理查特.萊特和戴維?比爾曼發表的《來源原則的力量》是起點。

2.20世紀90年代,澳大利亞檔案學者弗克蘭.厄普沃德提出了文件連續體理論。

3.1995年,澳大利亞維多利亞檔案館(PublicRecordOfficeVictoria,PROV)啟動了“電子管理戰略”(VictorianElectronicRecordsStrategy,VERS)項目,開始了地方電子文件管理方案的探索。VERS是一個關于維多利亞州公共機構電子文件管理標準、指導、培訓、咨詢以及項目實施的整體框架,其核心目標是確保該州公共機構形成和管理的電子文件的可靠性和真實性,從而提高政府公開度和責任感,有效保存數字遺產。如今VERS項目已歷時十多年,其發展之中路為我國各地電子文件管理中心的建設乃至地方電子文件管理發展策略的制定提供了很多有益的借鑒和參考。

4.1996年歐盟執行委員會第一屆歐洲文件生命周期管理論壇(DLM論壇)上制定電子文件管理功能需求。2001年英國康維爾管理咨詢集團負責的歐盟《電子文件管理通用需求》(MoReq)正式問世,在此后的幾年間,MoReq成為歐盟文件管理的重要指導性文件,但隨著信息化水平的提高及信息技術的普及,文件信息化工作的復雜性逐步體現出來,許多新問題、新情況也應運而生。為了應對這些挑戰,2008年2月出臺了MoReq第二版。與第一版相比,MoReq2的內容更加全面與系統。MoReq提供了一個全面詳盡的電子文件管理通用需求標準,在國際上具有深遠的影響力。

5.美國國防部于1997年頒布第一版電子文件管理軟件應用系統設計標準》(DoD5015.2-std),2002年6月進行修訂,2007年4月根據美國國防部《5015.2國防部導則-國防部文件管理計劃》再次發布新版,該標準規定了國防部各部門在實施其文件管理計劃、使用電子文件應用軟件時必須滿足應用系統的接口與檢索要求,還基于美國國家檔案與文件管理署的管理要求規定了國防部文件管理所必須滿足的最低功能需求。自1997年首次公布后,幾乎成為北美地區政府機構文檔管理軟件功能需求的事實標準。

6.1999年加拿大英屬哥倫比亞大學(UBC)啟動電子文件真實性永久保障國際合作項目(InterPARES)。InterPARES項目到現在已進展到第三期。InterPARES1(1999-2001)項目以電子文件真實性保障為焦點,試圖建立電子文件真實性利用和保存的方法。這一階段產生了很多成果,包括電子文件真實性的概念需求、文件篩選和保存的的方法,其所有的成果在《電子文件真實性長久保存:InterPARES項目研究成果》(TheLong-termPreservationofAuthenticElectronicRecords:FindingsoftheInterPARESProject.)中有體現。InterPARES1項目的前身是UBC項目“電子文件完整性保存”的研究成果。這個項目是1994年至1997年期間由英國哥倫比亞大學的研究人員和美國國防部合作,旨在為形成可靠的電子文件并在其現行和半現行階段保持其真實性提供保障。它的一個成果是DoD5015.2標準。InterPARES2(2002-2007)是在加拿大社會科學和人文科學研究委員會的主要合作研究措施(MCRI)計劃、國家歷史出版和文件委員會和美國國家科學基金等幾個出資者贊助下進行的,在使用電子文件頻繁的藝術、教育和政府三個活動領域中研究電子文件的概念、原則和方法,確保電子文件的真實性、完整性和準確性,其所有成果體現在《電子文件真實性永久保障國際合作2:經驗、交互和動態的文件》(InternationalResearchonPermanentAuthenticRecordsinElectronicSystems2:Experiential,InteractiveandDynamicRecords)。InterPARES3(2007-2012)主要從理論上發展檔案管理,從中小型檔案機構的數字系統實施文件真實性將前兩期的研究成果付諸于實踐并進一步檢驗和完善前期研究成果,幫助各級各類機構建立基于電子文件真實性保障的電子文件管理系統和相關制度、指南、人員培訓模式等。目前,來自加拿大、美國、英國、荷蘭、巴西、墨西哥、中國、韓國、馬來西亞等15個國家的研究團隊加入合作研究。

7.2000年,美國國家檔案與文件管理署(NARA)開始建設數字檔案館(ERA),希望能夠設計一個接收、保管和提供利用的系統,它不只是軟件系統,還包括政策、工作流程、標準和必需的技術等。數字檔案館立足于解決任何類型的電子文件(而不僅局限于結構數據)對特定硬件和軟件的依賴問題,其職責是不管多長時間,只要社會需要就能夠提供可讀和有效的電子文件。

8.2001年9月15日國際化標準組織信息文獻與技術委員會(ISO/TC46)下設的檔案、文件管理分委會(SC11)正式發布ISO15489《信息與文獻文件管理》標準,該標準由兩部分組成--通用規則和技術報告。通用規則是對文件最優化管理的原則和要求的描述,可以為所有國家所接受;技術報告則是文件管理原則的應用指南,它列出了符合該標準的可供選擇的最優化文件管理程序和管理方法,各個國家和機構可以根據實際情況有針對地選用。國際上現已有17個國家將該標準采標為國家標準,已有12種語言的版本。同時,由于世界各國在采納該標準上的步伐不斷加快,該標準在全球應用區域日漸擴大,所以該標準又成為繼國際標準ISO9000之后銷售排名前十位的國際標準。

9.2004年2月英國國家檔案館開啟了無縫流程管理項目。英國國家檔案館接受了IT部門建議,采取以流程導向為主、從文件形成到傳輸給最終用戶進行全程控制,實現信息在所有參與者之間的無縫流動。項目旨在確保電子文件在政府部門形成、國家檔案館保存、通過互聯網傳送給公眾過程中實現安全、無縫地管理,將現有的流程連接在一起,并實現自動化。

10.在檔案界對電子文件管理方案的探求過程中,元數據一直備受關注。國際化意識的提高和國家層面元數據標準長時間的空缺兩方面的因素致使越來越多的業內人士從國際標準、國外標準中尋求支持,2006年1月出臺的ISO23081-1《信息與文獻—文件管理流程——件元數據—原則》和2007年7月出臺的ISO/TS23081-2《信息與文獻—文件管理流程—文件元數據—概念及實施》標準。

11.1996年9月在北京召開的第十三屆國際檔案大會。在這次國際會議上,美國戴維?比爾曼的《虛擬檔案》、加拿大特里?庫克的《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》以及法國諾加雷的《信息技術對檔案和檔案工作的影響》等大會報告對一直專注于研究紙質文檔管理的我國學者和實踐工作者產生了很大的影響。在此背景下,為了開展更有效的研究,盡快提出我國電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理辦法,國家檔案局于1996年9月18日成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組,投入資金和人力對電子文件歸檔及歸檔后電子檔案的管理進行了研究。下設辦公室并掛靠在國家檔案局檔案科學技術研究所,負責組織具有研究能力并熟悉電子文件和檔案管理的人員,開展電子文件歸檔及電子檔案管理辦法的研究。從此拉開了國內電子文件理論研究與實踐探索的序幕。1999年國家檔案局編著出版了《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》一書,將電子文件管理研究推向高潮,此后我國的電子文件管理研究在很長一段時間內以該書提出的概念與理論框架為研究的邏輯起點和理論基礎。

12.2001年,國務院辦公廳制定了全國政府系統政務信息化建設的五年計劃,確立了我國大體用3~5年時間建設以“三網一庫”為基本架構的政務信息化框架。各級檔案部門積極參與電子政務建設,電子政務背景下的電子文件管理研究成為一個新視點。

13.2001年,第一篇有關電子政務與電子文件管理的論文《電子政務與電子文件保護》刊載在《檔案管理》2001年第5期。

2003年,國家檔案局以第六號令發布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》將電子公文的研究推向一個新的高潮。

14.2001年11月17、18日,首屆中國檔案學博士論壇在中國人民大學逸夫國際會議中心拉開帷幕,此次論壇由中國人民大學檔案學院倡議主辦。論壇的突出特點是:高起點、高水平、高成效、學術性、前沿性、國際性。此次論壇國由于全球檔案界多位“重量級”知名學者的參與而成為中國檔案界及檔案學院發展史上最高層次的國際學術研究會。此次盛會薈萃了中國檔案學研究領域的博士、博士生及博士生導師60余名,邀請了數名國際檔案學學者與博士生。在“電子文件研究”專題討論會上,外國專家、學者側重于電子文管理研究項目出發,主要論述如何確保電子文件真實性、可讀性問題。我國學者側重于探討電子文件管理若干理論問題。

15.2002年12月8日,國家檔案局在深圳召開了“檔案信息化建設現場演示會”,深圳市檔案局館向與會代表成功地演示了深圳數字檔案館應用系統的各項主要功能,這標志著“深圳數字檔案館系統工程建設”項目已經取得了階段性成果:該項目課題組歷經兩年的努力,對數字檔案館的基本理論、框架結構、基礎設施、應用技術和實現模式的研究、開發,都取得了長足的進展和可喜的成就。

16.2003年8月20日,青島市數字檔案館--我國首家投入運行的數字檔案館正式向社會開通,它標志著我國檔案信息化建設走向一個新的階段。青島市數字檔案館建設項目是國家檔案局確定的試點項目,青島市"十五"信息化建設的重要內容之一。該項目始建于2001年,以"建設一個全新概念的檔案館,建設一個與全國、與世界連接的檔案館,建設一個與"E"時代相稱的富有、高效、開放的檔案館"為宗旨,青島市檔案局在短短兩年時間,總投資414萬元,搭建起包括網絡傳輸平臺、信息采集平臺、存儲管理平臺、操作應用平臺等多種軟硬件設備體系,形成了包括550多萬條目錄信息的檔案目錄數據庫、70多萬頁的檔案全文數據庫、1.6萬余張的照片檔案數據庫和2000多張光盤、5萬多分鐘的多媒體檔案數據庫。開發完成了包括數字檔案信息采集、存儲管理、傳輸利用3大部分計14個子系統的檔案信息數字化管理平臺。

17.2004年8月28日,我國通過和公布了《中華人民共和國電子簽名法》,并于2005年4月1日起施行。

18.2004年12月28日,江蘇省常州市電子文件中心正式運行,首開國內電子文件中心之先河。

19.2005年10月19日,安徽省電子文件中心建設啟動儀式在安徽省檔案局舉行,正式啟動省級電子文件中心建設,這在全國尚屬首家。它的啟動,標志著我省政務信息資源共享體系建設進入了一個新階段,對“數字安徽”建設和檔案事業發展都具有重大而深遠的意義;也標志著全國首個省級的電子文件中心成立,開啟了各省探索電子文件的時代。在安徽省電子文件中心的帶動下,江西、江蘇等省開始探索研究電子文件。安徽省電子文件中心總投資300萬元,按照電子文件中心建設總體進程安排,項目分三期建設。電子文件中心自2005年開始建設,第一、二期項目已分別于2006年12月、2007年4月完工。2008年完成。安徽省電子文件中心建設面向應用,重點在于有效利用各方面資源。通過制定統一的電子文件交換格式和存檔格式,利用安徽省電子政務網絡平臺,對省直單位公務活動中產生的,對國家和社會具有保存價值和利用價值的各類電子文件,實行集中歸檔、統一管理,做到數據規范、安全保密、資源共享,輔助黨政機關辦公、決策,向社會提供電子政務信息的“一站式”服務,確保電子文件能夠像紙質文件一樣長遠保存。

20.2007年4月,安徽省電子文件中心成立了由國家檔案局,中國人民大學,解放軍南京政治學院上海分院,北大方正技術研究院等有關領導(專家),安徽省委辦公廳機要局、省科技廳、省質量技術監督局分管領導等組成的顧問組。同時,突破地區選人、突破行業選人,吸收安徽大學、管理學院檔案系、省經濟信息中心、合肥工業大學檔案館、安徽農業大學圖書館等多方面業務骨干,成立了專家組。商請中國人民大學信息資源管理學院,簽約北大方正技術研究院,全程參加項目建設,開放合作,形成合力。

21.2007年4月20日,在合肥召開第一次電子文件中心項目建設顧問組會議,就項目建設進行了頂層設計。2007年6月,安徽省檔案局“電子文件長期有效性保證的研究”課題被列為國家檔案局科研項目。該課題創造性地融合、采用國際最先進的電子文件管理理論和方法,制訂電子文件元數據標準,建立電子文件元數據模型,對文檔元數數據及其內容、簽名塊等進行封裝,規范電子文件數據長期保存格式。

22.2007年8月13-15日,在安徽省寧國市召開了專家組會議,對電子文件管理策略、電子文件元數據和長期保存格式等進行了技術層面的論證和設計。

23.2009年12月由安徽省電子文件中心牽頭起草的三個標準《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)、《版式電子文件長期積存格式需求》(DA/T47-2009)、基于XML的電子文件封裝規范(DA/T48-2009)上升為國家標準,這填補了我國在電子文件元數據標準方面的空白,成為我國在電子文件管理標準的又一里程碑。

24.2007年4月26-27日,國家檔案局在常州和合肥召開全國電子文件中心建設經驗交流會,將電子文件中心的建設和研究推向高潮。

25.電子文件國家戰略:2006年5月,馮惠玲等在《檔案學通訊》上發表《電子文件管理國家戰略芻議》,指出制定和實施我國電子文件管理的國家戰略已經迫在眉睫。電子文件管理國家戰略的研究提上議事日程。2009年6月20日,電子文件管理國家戰略國際學術研討會在中國人民大學逸夫會議中心舉行。本次研討會上,外國的專家學者給與會人員帶來先進的管理經驗和工作進展,其中很多國際或國家標準值得我們學習、借鑒和吸收。本次研討會為我國檔案工作人員提供了國際交流與合作的平臺,促進了中外電子文件管理領域的溝通和資源共享,也為今后的長遠發展提出了一系列新的課題。

26.2010年4月16-17日,電子文件管理國際前沿成果研討會在中國人民大學逸夫會議中心以一段獨具匠心的電子文件全球前沿回顧視頻拉開帷幕。本次會議由國家檔案局主辦,中國人民大學信息資源管理學院承辦。會議特別邀請了來自加拿大、澳大利亞的國際知名電子文件管理專家、重大國際影響的項目主持人、有突出成就的研究人員等,與國內同行一道就電子文件管理國際前沿特別是最新成果展開廣泛、深入的交流,共同探討電子文件管理領域理論與實踐的最新發展及其熱點、難點問題。

27.2010年6月30日—7月4日,國際檔案理事會電子文件功能需求標準翻譯工作會議在安徽召開。國家檔案局局級巡視員、技術部主任王良城,國家檔案局外事辦公室副主任杜梅,安徽省檔案局副局長黃玉明,中國人民大學信息資源管理學院教授王健、安小米、副教授錢毅等出席會議,宣城市、寧國市檔案局相關人員參加了會議。會議主要對《電子辦公環境中的文件管理原則與功能要求》(ICA-Req)中文譯稿進行進一步的審定,對《電子辦公環境中的文件管理原則與功能要求》術語進行了討論,同時召開了ICA-Req中國項目組工作會議,并研究ICA-Req在我國的試點工作。《電子辦公環境中的文件管理原則與功能要求》是由國際檔案理事會發起,系電子文件和自動化領域的研究項目,旨在為電子辦公環境中文件和檔案的管理軟件制定全球統一的管理指南和功能需求。此次會議對《電子辦公環境中的文件管理原則與功能要求》(ICA-Req)中文譯稿的審定為該功能需求中文版的正式定稿打下了基礎,為ICA試點工作的推進提供指導,對推動ICA在我國的試點有著重大意義。